Stiftelsens informationsförvaltningspraxis (registerbeskrivning)

Stiftelsen Selim Eskelinin säätiö upprätthåller för sin verksamhet de personregister som nämns i denna dataskyddsbeskrivning.

Användning av register

Stiftelsens register är avsedda endast för stiftelsens egen verksamhet. Registren används inte för någon form av kommersiell verksamhet och uppgifter i registren utlämnas inte heller utanför stiftelsens administration, förutom när det gäller de undantag som nämns i denna dataskyddsbeskrivning, vilka har anknytning till:

• stiftelsens offentliga rapportering om sin verksamhet
• möjliga begäran om uppgifter från myndigheter som utövar tillsyn över stiftelsen, på vilka stiftelsen är skyldig att svara
• stiftelsens revision
• sådan information om hyresgäster bosatta i våra lägenheter som förutsätts i lagen och i bostadsaktiebolagens egna stadgar

Det är i regel stiftelsens ombudsman som ansvarar för skötseln av stiftelsens register, med undantag för det av bokföringsbyrån förda registret över löner och löntagare samt uppgifter som behövs för hyresgästernas betalningsrörelse.

1. Register över personer delaktiga i stiftelsens förvaltning

Stiftelsens ombud för register över medlemmarna i stiftelsens styrelse och stipendienämnd samt stiftelsens anställda.

Uppgifterna är nödvändiga för att fullgöra stiftelsens lagstadgade förpliktelser. Uppgifter som införts i registret utlämnas till stiftelseregistret som upprätthålls av Patent- och registerstyrelsen, bokföringsbyrån som sköter betalningen av stiftelsens löner och arvoden (Premium Group, huvudansvarig bokförare Hanna Peltonen), skatteförvaltningen och pensionsförsäkringsbolagen samt andra aktörer som arbetsgivaren är skyldig att rapportera till på grund av anställningsförhållandet och betalda arvoden. 

Registret innehåller följande uppgifter:

Namn, födelsedatum, telefonnummer, e-postadress, hemadress, möjligen även arbetsplatsens adress, om personen vill få sin post skickad dit, samt kontaktuppgifterna till den aktuella styrelseledamotens eventuella sekreterare eller assistent (namn, telefonnummer och e-postadress).

Vår bokföringsbyrå Premium Group upprätthåller en fil som innehåller bankkontonummer och personbeteckning för de förtroendevalda till vilka arvoden betalas. Personbeteckningen är nödvändig för att sköta arbetsgivarprestationerna.

Registret innehåller också en beskrivning av den aktuella personens förtroendeuppdrag i stiftelsen (styrelseledamot/suppleant/vems personliga suppleant/medlem i stipendienämnden/suppleant) samt vilket utnämningsorgan enligt stiftelsens stadgar som har utnämnt personen i fråga, när personens mandatperiod började och när den tar slut.

Uppgifterna sparas under den tid personen i fråga innehar förtroendeuppdraget och ett år därefter. Uppgifterna om personer som innehar förtroendeuppdrag är emellertid en del av stiftelsens årsberättelse, vilken är ett offentligt dokument och lagras på obestämd tid.

2. Register över stiftelsens hyresgäster

Stiftelsens hyresbostäder består av studentbostäder som upprätthålls för studerande vid Sibelius-Akademin (Konstuniversitetet). Uthyrningen av studentbostäder är ordinarie verksamhet enligt stiftelsens stadgebok, inte placeringsverksamhet.  Eftersom bostäderna är avsedda att användas endast av en begränsad grupp studerande, innehåller materialet uppgifter om studerandens studier, studieframgång, studielinje m.m. Eftersom det är fråga om cellbostäder är rummet avsett endast för sökandens personliga användning. I ansökan ställs också frågor om sökandens familjerelationer (partner) och huruvida sökanden har barn.

Materialet som gäller hyresgäster omfattar följande uppgifter, vilka alla grundar sig på uppgifter som hyresgästen själv har uppgett i hyresansökan, förutom telefonnummer som möjligen har uppdaterats utifrån allmänna uppgifter om telefonnummer.

Namn, adress på vilken sökanden bodde före flytten till stiftelsens bostad eller vilken fortfarande är sökandens officiella adress på grund av att användningen av studentbostaden är av tillfällig karaktär, telefonnummer, personbeteckning, uppgifter om sökandens civilstånd och möjliga barn, arbetsgivare om sökanden har ett anställningsförhållande, när sökanden har inlett studierna vid Akademin, vad sökanden studerar, vem som är sökandens lärare, vilka examina sökanden redan har avlagt samt uppskattad utexamineringstidpunkt. Om sökanden redan vet när han eller hon kommer att flytta från stiftelsens bostad, förhandsuppgift om tidpunkten för upphörande av hyresavtalet.

I ettor som hyrs ut av stiftelsen, där även hyresgästens sambo/maka/make kan bo utan hinder av villkoren i hyresavtalet, antecknas i registret även partnerns namn och kontaktuppgifter. I egenskap av hyresvärd utlämnar stiftelsen uppgifter om sina hyresgäster till bostadsaktiebolagen eller den upprätthållare av husboken som bostadsaktiebolagen anvisat för detta ändamål (i regel ett servicebolag). Uppgifterna omfattar i typiska fall namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Uppgifter för husboken utlämnas om alla personer som bor i bostaden.

Uppgifter om stiftelsens hyresgäster publiceras inte på stiftelsens webbsidor, men stiftelser reserverar rätten att publicera hyresgästernas namn i stiftelsens årsberättelse. Dessutom är stiftelsen skyldig att på begäran rapportera uppgifter om hyresgästerna till de myndighetsaktörer som utövar tillsyn över stiftelsen eller till stiftelsens egen revisor, om dessa begär det.

3. Register över personer som ansökt om stipendium

Stiftelsen beviljar stipendier till studerande vid Sibelius-Akademin (numera en del av Konstuniversitetet). Stipendier beviljas på basis av ansökan, där sökandena uppger följande uppgifter om sig själva (behovet av uppgifter motiveras inom parentes):

Namn, postadress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum. (Sökandens kontaktuppgifter)
Beskattningskommun (Rapportering av stipendier till skatteförvaltningen)
Civilstånd och partnerns namn samt yrke, antal barn, arbete, arbetsgivare och månadsinkomst (Enligt stadgeboken ska stiftelsen vid beviljande av stipendium gynna mindre bemedlade sökande och därför måste stipendienämnden kunna bedöma sökandens utkomstförutsättningar).

Studierna vid Sibelius-Akademin: inledningsår, utbildningsprogram, lärare, avlagda examina och betyg för dessa (Stipendierna delas ut för studier och en väsentlig grund för beviljande är sökandens bevis på framgångsrika studier).

Uppgifter om redan beviljade stipendier och anhängiga ansökningar: År, vem som beviljat stipendiet och stipendiebeloppet (För att kunna inrikta stipendierna på ett vettigt sätt beaktar stipendienämnden i sina beslut andra stipendier som sökanden eventuellt beviljats).

Ansökningarna är avsedda för användning av stiftelsens stipendienämnd och den ombudsman som fungerar som nämndens sekreterare. Material delas inte via öppna e-postförbindelser, men nämndens medlemmar har rätt att inom ramen för sitt arbete lagra erhållet material elektroniskt på sina egna datorer, dock så att de raderar materialet när stipendieprocessen avslutats. Stiftelsens ombudsman sköter arkiveringen av material både elektroniskt och i ett pappersarkiv.

Stiftelsen publicerar stipendiemottagarna i sin årsberättelse och på sina webbsidor. Stiftelsen har rätt och är skyldig att redogöra för sin stipendieprocess och de mottagna ansökningarna (även ansökningar som fått avslag) för de myndigheter som utövar tillsyn över stiftelsen och för stiftelsens egen revisor, om dessa så kräver.

Samhället förutsätter öppenhet i verksamheten i skattefria stipendiestiftelser i fråga om vem som beviljas stipendier och under vilka förutsättningar.  För att fullgöra myndigheternas krav och kraven med anknytning till tillsynen över stiftelser, ska stiftelsen bevara stipendieansökningarna längre än enbart under den aktuella processen för beviljande. I regel bevaras stipendieansökningar i 10 år från den tidpunkt då projektet som utgjorde grunden för beviljandet av stipendiet avslutades och det har kunnat konstateras att stipendiet har använts på det sätt som beskrivs i ansökan.

Stiftelsen reserverar rätten att deponera eller donera sitt arkiv till nationalarkivet eller ett annat offentligt arkiv som arkiverar kulturmaterial, där det är tillgängligt för forskare.

Lagring av uppgifter och behandlingsteknik (gäller alla register)

Alla register finns på den dator som stiftelsens ombudsman använder och säkerhetskopior av registren lagras på massminnen i ett låst utrymme. Stiftelsen reserverar rätten att om den så önskar övergå till att använda en lagringstjänst som tillhandahåller vederbörligt dataskydd, dvs. en så kallad molntjänst.

Papperskopior av arkiven lagras på en adress som stiftelsen förfogar över, i ett låst utrymme dit endast stiftelsens funktionärer har tillträde.

Uppgifter som lagras med stöd av annan lagstiftning

Alla uppgifter som införs i stiftelsens bokföring, såsom uppgifter om utbetalda stipendier, hyror, löner och arvoden, lagras och arkiveras i enlighet med bestämmelserna i bokföringslagen utan hinder av de ovan nämnda begränsningarna.