Säätiön tietohallintokäytäntö (rekisteriseloste)

Selim Eskelinin säätiö pitää toimintaansa varten yllä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja henkilörekistereitä.

Rekistereiden käyttö

Säätiön rekisterit on tarkoitettu vain sen omaan toimintaan. Niitä ei käytetä mihinkään kaupalliseen toimintaan, eikä tietoja niistä luovuteta säätiön hallinnon ulkopuolelle, lukuun ottamatta tässä tietosuojaselosteessa mainittuja poikkeuksia, jotka liittyvät:

• säätiön julkiseen raportointiin omasta toiminnastaan
• säätiöitä valvovien viranomaisten mahdollisiin tietopyyntöihin, joihin säätiöllä on velvollisuus vastata
• säätiön tilintarkastukseen
• lain ja asunto osakeyhtiöiden omissa säännöissään edellyttämään tiedottamiseen huoneistoissamme asuvista vuokralaisista

Säätiön rekistereiden hoidosta vastaa lähtökohtaisesti säätiön asiamies, lukuun ottamatta tilitoimiston ylläpitämää rekisteriä palkkojen ja palkkioiden saajista sekä vuokralaisten maksuliikenteessä tarpeellisista tiedoista.

1. Rekisteri säätiön hallintoon osallistuvista henkilöistä

Säätiön asiamies pitää rekisteriä säätiön hallituksen ja stipendilautakunnan jäsenistä sekä säätiön työntekijöistä.

Tiedot ovat välttämättömiä säätiön lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi. Rekisteriin merkittyjä tietoja luovutetaan edelleen Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään säätiörekisteriin, säätiön palkkojen ja palkkioiden maksusta huolehtivalle tilitoimistolle (Premium Group), verohallinnolle ja eläkevakuutusyhtiöille sekä muille tahoille, joille työsuhteen ja maksettujen palkkioiden takia työantajan on velvollisuus raportoida.

Rekisteri pitää sisällään seuraavat tiedot

Nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite, mahdollisesti myös työpaikan osoite, mikäli asianomainen haluaa postinsa sinne sekä asianomaisen hallituksen jäsenen mahdollisen sihteerin tai assistentin yhteystiedot (nimi, puhelin ja sähköpostiosoite). 

Kirjanpitäjämme Premium Group pitää yllä tiedostoa jossa on niiden luottamushenkilöiden osalta, joille maksetaan palkkioita, heidän pankkitilinumeronsa ja sosiaaliturvatunnuksensa. Jälkimmäinen on välttämätön työnantajasuoritusten hoitamiseksi.

Rekisterissä on myös kuvaus asianomaisen luottamustehtävästä säätiössä (hallituksen jäsen/varajäsen/kenen henkilökohtainen varajäsen/stipendilautakunnan jäsen/varajäjäsen ja siitä, minkä säätiön sääntöjen mukaisen nimittäjätahon nimittämä kyseinen henkilö on, koska hänen toimikautensa alkoi ja koska se päättyy.

Tietoja säilytetään kyseisen henkilön luottamustehtävän hoidon ajan plus yksi vuosi. Tieto luottamustehtäviä hoitaneista henkilöistä on kuitenkin osa säätiön vuosikertomusta, joka on julkinen asiakirja ja jota säilytetään ikuisesti.

 

2. Rekisteri säätiön vuokralaisista

Säätiön vuokra-asunnot ovat opiskelija-asuntoja, joita ylläpidetään Sibelius akatemian (Taideyliopisto) opiskelijoita varten. Opiskelija-asuntojen vuokraaminen on säätiön säädekirjan mukaista varsinaista toimintaa, ei sijoitustoimintaa.  Koska asunnot on tarkoitettu vain rajatun opiskelijajoukon käyttöön, aineisto sisältää tietoja asianomaisen opiskelusta, opintojen edistymisestä, opintolinjasta ym. Koska soluasuntojen kyseessä ollen huone on tarkoitettu vain hakijan henkilökohtaiseen käyttöön, hakemuksessa kysytään hänen perhesuhdettaan (puolisoa) ja onko hänellä lapsia. 

Vuokralaisia koskeva aineisto käsittää seuraavat tiedot, jotka kaikki perustuvat vuokralaisen itse vuokrahakemuksessa ilmoittamiin tietoihin, paitsi mahdollisesti yleisistä puhelinnumerotiedoista päivitetty puhelinnumero.

Nimi, osoite jossa hakija asui ennen muuttoa säätiön asuntoon tai joka mahdollisen opiskelija-asunnon tilapäisluonteisen käytön takia on edelleen asianomaisen virallinen osoite, puhelinnumero, henkilötunnus, tieto hakijan siviilisäädystä ja mahdollisista lapsista, työnantaja mikäli hakija on työsuhteessa, koska hakija on aloittanut opinnot Akatemiassa, mitähän opiskelee, kuka on hänen opettajansa, mitä tutkintoja hän on jo suorittanut, arvioitu valmistumisajankohta. Mikäli hakija jo tietää koska muuttaa pois säätiön huoneistosta, ennakkotieto vuokrasopimuksen päättymisajasta.

Säätiön vuokraamissa yksiöissä, joissa vuokrasopimusehtojen estämättä voi asua myös vuokralaisen avo/aviopuoliso, rekisteriin merkitään myös puolison nimi ja yhteystiedot. Säätiö ilmoittaa vuokranantajana vuokralaistensa tiedot asunto-osakeyhtiöille tai niiden tähän tarkoitukseen osoittamalle talonkirjan pitäjälle (tyypillisesti huoltoyhtiölle). Tietoihin kuuluu tyypillisesti nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Tiedot talonkirjaan ilmoitetaan kaikista huoneistossa asuvista henkilöistä. 

Tietoja säätiön vuokralaisista ei julkaista säätiön www. sivuilla, mutta säätiö varaa itselleen oikeuden julkaista vuokralaistensa nimet omassa vuosikertomuksessaan. Lisäksi säätiöllä on velvollisuus pyydettäessä raportoida tiedot vuokralaisista säätiöitä valvoville viranomaistahoille tai säätiön omalle tilintarkastajalle, heidän niitä pyytäessä.

3. Rekisteri apurahanhakijoista

Säätiö myöntää apurahoja Sibelius-Akatemian (nykyisin osa Taidekorkeakoulua) opiskelijoille. Apurahojen myöntäminen perustuu hakemuksiin, joissa hakijat ilmoittavat seuraavat tiedot itsestään (suluissa mainittu perustelu tiedon tarpeelle):

Nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika. (Yhteystiedot hakijaan)
Verotuskunta (apurahojen raportoiminen verohallinnolle)
Siviilisääty ja puolison nimi sekä ammatti. lasten lukumäärä, työ, työnantaja ja kk.tulot (Apurahojen myöntämisessä tulee säädekirjan mukaan suosia vähävaraisia hakijoita ja tätä varten stipendilautakunnan on voitava arvioida hakijan toimeentuloedellyksiä).

Opinnot Sibelius-Akatemiassa: aloitusvuosi, koulutusohjelma, opettaja, suoritetut tutkinnot ja niiden arvosanat (Apurahoja jaetaan opiskelua varten ja olennainen myöntämisperuste on hakijan näytöt menestyksellisestä opiskelusta).

Tiedot jo myönnetyistä apurahoista ja vireillä olevista hakemuksista: Vuosi, apurahan myöntäjä ja apurahan määrä (Kohdistaakseen apurahat järkevästi stipendilautakunta ottaa päätöksissään huomioon hakijalle mahdollisesti myönnetyt muut apurahat).

Hakemukset on tarkoitettu säätiön stipendilautakunnan ja lautakunnan sihteerinä toimivan asiamiehen käyttöön. Aineistoja ei jaella avoimilla sähköpostiyhteyksillä, mutta lautakunnan jäsenillä on oikeus työnsä ajaksi tallentaa sähköisesti saamansa aineisto omille koneilleen, joista heidän tulee poistaa aineisto apurahaprosessin päätyttyä. Säätiön asiamies huolehtii aineiston arkistoinnista sekä sähköisesti, että paperiarkistona. 

Säätiö julkaisee apurahansaajat omassa vuosikertomuksessaan ja omilla www sivuillaan. Säätiöllä on oikeus ja velvollisuus esitellä apurahaprosessiaan ja saamiaan hakemuksia (myös hylättyjä) säätiöitä valvoville viranomaisille ja omalle tilintarkastajalleen heidän niin vaatiessa.

Yhteiskunta edellyttää verovapailta apurahasäätiöiltä toiminnassaan avoimmuutta, sen suhteen kenelle ja millä edellytyksillä apurahoja myönnetään.  Toteuttaakseen viranomaisvaatimukset ja säätiöiden valvontaan liittyvät vaatimukset, säätiön on säilytettävä apurahahakemuksia pitempään, kuin vain kyseisen myöntämisprosessin ajan. Lähtökohtaisesti apurahahakemuksia säilytetään 10 v siitä ajankohdasta jolloin apurahan myöntämisperusteena ollut hanke on päättynyt ja on voitu todeta, että apuraha on käytetty hakemuksessa esitellyllä tavalla.

Säätiö varaa itselleen oikeuden deponoida tai lahjoittaa arkistojaan kansallisarkistoon tai muuhun kulttuuriaineistoa arkistoivaan julkisen arkistoon, jossa ne ovat tutkijoiden käytettävissä.

Tietojen säilyttäminen ja käsittelytekniikka (kaikkien rekistereiden osalta)

Kaikki rekisterit ovat säätiön asiamiehen käytössä olevassa tietokoneessa ja niiden varmuuskopioita säilytetään massamuisteilla lukitussa tilassa. Säätiö varaa itselleen oikeuden halutessaan siirtyä käyttämään asianmukaisen tietoturvan tarjoavaa tallennuspalvelua eli ns. pilvipalvelua. 

Arkistojen paperikopiota säilytetään säätiön hallitsemassa osoittessa lukitussa tilassa, johon on pääsy vain säätiön toimihenkilöillä

Muun lainsäädännön nojalla säilytettävät tiedot

Edellämainittujen rajoitusten estämättä kaikkia säätiön kirjanpitoon merkittyjä tietoja kuten tietoja maksetuista apurahoista, vuokrista palkoista ja palkkioista säilytetään ja arkistoidaan kirjanpitolain määräysten mukaisesti.